Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na zatrudnienie pracowników, mają prawny obowiązek przechowywania wszelkich dokumentów związanych z tym procesem, poczynając od samej rekrutacji na dane stanowisko. Może być ona przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. Co konkretnie powinny zawierać akta osobowe według Kodeksu pracy? Jakich dokumentów nie należy przechowywać? Co zrobić z dokumentami po odejściu pracownika z firmy? Na te pytania odpowiemy w tym artykule, zapraszamy do lektury!
Akta osobowe — zawartość według Kodeksu pracy
Zgodnie z informacjami dostępnymi na stronach rządowych oraz znajdującymi się w Kodeksie Pracy, akta osobowe składają się z czterech części. Są to części A, B, C, D, które kolejno obejmują:
- Część A – dokumenty zgromadzone przez pracodawcę w procesie rekrutacji, to jest, kiedy pracownik ubiegał się o zatrudnienie w firmie;
- Część B – dokumenty, które dotyczą nawiązania stosunku pracy oraz jej przebiegu (umowa o pracę, zakres obowiązków pracownika, potwierdzenia zapoznania się przez niego z regulaminami, dokumenty potwierdzające zapoznanie się z przepisami BHP, skierowania na badania lekarskie itp.);
- Część C – dokument związane z zaprzestaniem zatrudnienia, czyli potwierdzenie wypowiedzenia umowy lub rozwiązania stosunku pracy czy kopia wydanego świadectwa pracy;
- Część D – wszystkie dokumenty, które świadczą o poniesieniu przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.
Dokumenty te powinny być przechowywane w kolejności chronologicznej.
Czego nie powinno trzymać się w aktach osobowych?
W aktach osobowych nie powinno przechowywać się jakichkolwiek dokumentów, które dotyczą ewidencji czasu pracy oraz wszelkich wniosków, które złożył pracownik, w tym chociażby wniosku o udzielenie dnia wolnego na załatwienie spraw osobistych. Unikaj umieszczania tam też dokumentów chorobowych i wypadkowych pracownika.
Do akt osobowych nie wkładamy również jakichkolwiek wniosków o zmianę systemu pracy, niezależnie od tego, czy dotyczą skróconego tygodnia pracy, czy też indywidualnego zakresu obowiązków. Na ich podstawie trudno zatem oceniać wydajność pracownika, zresztą zupełnie do tego nie służą.
W jakiej formie trzymać dokumenty w aktach osobowych?
Obowiązujące przepisy prawne dopuszczają trzymanie dokumentów w aktach osobowych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Wybór sposobu przechowywania dokument jest decyzją wyłącznie pracodawcy. O tym jak tworzyć i przechowywać e–akta dowiesz się tutaj: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00101#7
Informacje te powinny być przechowywane przez 10 lat od momentu zakończenia pracy osoby zatrudnionej, niezależnie czy została ona zwolniona czy przeszła na emeryturę. Wyjątek stanowią osoby zatrudnione osoby zatrudnione przed 1 stycznia 1999 roku (niezależnie czy dalej pracują), których dokumenty muszą być przechowywane aż przez 50 lat.
Co zrobić z zawartością akt osobowych pracownika po jego odejściu z firmy?
Tak jak wspomniano wyżej, pracodawca zobowiązany jest do przechowywania akt osobowych pracownika po jego odejściu z firmy przez określony ustawowo czas. Po jego upływie pracownik ma prawo odebrać dokumentację od pracodawcy w ciągu miesiąca kalendarzowego, licząc od końca okresu przechowywania akt osobowych.
Po upływie miesiąca, przez który były pracownik może odebrać swoje akta osobowe, na pracodawcy ciąży obowiązek ich zniszczenia w taki sposób, aby nie można było odtworzyć ich treści. Pracodawca ma na to rok, co jest długim okresem, ale przy wysokim wskaźniku rotacji pracowników nie powinno być odkładane na ostatnią chwilę. Dotrzymywanie takich terminów potrafi się mylić!